La gestion des notes de frais facilitée par Naolink

La gestion des notes de frais facilitée par Naolink

Vous êtes artisan, commerçant, consultant, prestataire de services ? En tant qu’entrepreneur, vous vous devez de gérer vos notes de frais professionnelles. Qu’il s’agisse de dépenses de restaurant, d’hébergement, de déplacements ou autre, la gestion des notes de frais n’est pas toujours chose aisée.

 

Notes de frais : de quoi parle-t-on ?

Une note de frais est un document réalisé par l’employé ou le chef d’entreprise afin de se faire rembourser des frais engendrés lors de l’activité professionnelle. (Frais de repas, frais de déplacement…)

Afin de s’assurer de leur véracité, les notes de frais doivent correspondre à de réelles dépenses engagées dans l’entreprise et donc être appuyées par des documents justificatifs.

Parmi les notes de frais il existe 3 systèmes qui permettent le remboursement de ces dernières :

  • Le remboursement des frais engagés
  • Le remboursement forfaitaire
  • La déduction fiscale personnelle

Afin de savoir vers quel système de remboursement s’orienter, il est préférable de bénéficier des conseils de son cabinet d’expertise comptable (qu’il s’agisse d’un cabinet traditionnel ou d’un expert comptable en ligne).

L’objectif de cet article n’est pas d’aborder les différentes règles fiscales complexes autour des notes de frais, mais d’expliquer la solution qu’offre Naolink pour répondre à cette tâche fastidieuse à la charge des entrepreneurs et rendre les choses plus simples pour ses derniers.

 

Gestion des notes de frais : Naolink facilitateur

Naolink s’est mis à la place des entrepreneurs ; bien souvent « nomades » dans l’exercice de leur activité. Pour cette raison, Naolink (comptable en ligne) met à disposition des chefs d’entreprise une application mobile (Android ou IOS) répondant aux besoins de mobilité des professionnels. Une fonctionnalité clé de l’application smartphone consiste justement à répondre à la problématique de déclaration de ses frais auprès de l’expert comptable.

Prenons un premier exemple concret. Vous êtes au restaurant. A la fin du repas, le serveur vous tend la note pour procéder au règlement. Vous vous munissez alors de votre smartphone, ouvrez votre application mobile « Naolink » et photographiez la facturette. Celle-ci est alors transmise dans le système informatique de Naolink et accessible à votre comptable dédié.

Prenons un second exemple. Consécutivement à votre repas, vous vous rendez chez un de vos clients grâce à votre véhicule personnel. Il vous suffit dans l’application de saisir l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée. L’outil va calculer automatiquement le nombre de kilomètres effectués. Sur la base de votre barème fiscal pré paramétré par nos soins, l’outil calcule automatiquement les indemnités kilométriques.

Grâce à la solution de gestion des notes de frais de Naolink, les entrepreneurs peuvent traiter leurs notes de frais « au fil de l’eau » sans être soumis à la contrainte de communiquer les originaux au cabinet (orignaux à conserver cependant ; utiles notamment en cas de contrôle fiscal).

Naolink digitalise les « flux » propres à la gestion des entreprises avec notamment les notes de frais comme expliqué plus avant. Cette « philosophie » s’applique à d’autres sujets, tels que les factures clients, par exemple. En effet, les entrepreneurs bénéficient d’un outil web pour réaliser leurs devis et factures auprès de leurs propres clients. Ce logiciel de devis/factures méritera sans doute de faire l’objet d’une future actualité ! La team Naolink est à votre entière disposition. N’hésitez pas à réaliser une demande de devis expert comptable en ligne sur notre site.

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