La création ainsi que le développement d’une entreprise requièrent des dépenses de différentes natures. Tous les frais doivent être contrôlés et gérés efficacement pour assurer la santé financière de l’entreprise et à cet effet, il convient d’adopter une solution alliant performance et praticité comme la carte corporate.
Qu’appelle-t-on carte corporate ?
Les frais professionnels comme les achats de carburant, les réservations de vols et d’hôtels, les règlements des repas aux restaurants…doivent être réglés au fur et à mesure. Certaines entreprises optent pour le remboursement des dépenses engagées par leurs salariées, d’autres prennent directement les paiements en charge. Dans un cas comme dans l’autre, il faut disposer d’un moyen de paiement adapté.
La carte corporate Mooncard est une solution qui permet aux collaborateurs de régler leurs frais professionnels en toute autonomie. Attribuée individuellement, cette carte de paiement permet à chacun de ses détenteurs de s’acquitter automatiquement des dépenses inhérentes à ses activités professionnelles, sans devoir avancer les frais.
Comment fonctionne la carte corporate ?
La souscription est effectuée par les dirigeants d’entreprise qui déterminent les configurations adaptées aux dépenses professionnelles de leurs salariés. Les besoins peuvent être évalués sur la base des précédentes notes de frais et/ou tenir compte des dépenses occasionnelles (déplacements professionnels, par exemple). Un plafond peut donc être attribué à chaque carte afin d’optimiser la gestion des paiements. Ces derniers peuvent également être restreints à des postes de dépenses spécifiques : carburant, hôtel, frais de stationnement, achat de matériel informatique, règlement de factures de communication, etc.
L’entreprise accède aux détails de paiement en temps réel pour chaque carte corporate émise. Il est donc envisageable d’ajuster les configurations au fur et à mesure afin que les salariés puissent conserver une certaine autonomie tout en optimisant la gestion financière au sein de l’entreprise.
Quels avantages offre ce type de carte ?
La carte corporate permet avant tout de conserver la maîtrise des dépenses professionnelles. Les budgets alloués aux salariés sont définis en amont mais demeurent rectifiables si les besoins réels le justifient. Si, par exemple, un collaborateur en déplacement est contraint de prolonger son séjour, le plafond peut être augmenté en temps réel pour couvrir les nuits d’hôtels supplémentaires. La possibilité de contrôler et de définir les dépenses éligible optimise par ailleurs la gestion de la trésorerie en évitant les éventuels écarts.
Grâce à la carte corporate, il n’est plus nécessaire de soumettre des notes de frais en vue d’un remboursement ultérieur. Les dépenses sont enregistrées en temps réel et les justificatifs sont automatiquement pris en compte par l’application dédiée. Les délais de traitement sont de ce fait réduits, ce qui permet à l’équipe administrative et financière de se concentrer davantage sur le cœur de leur activité.
La maîtrise des dépenses professionnelles est automatiquement améliorée dans la mesure où tous les frais sont réglés par un même moyen de paiement. Il n’est plus nécessaire de répartir les budgets entre les cartes, les chèques, les liquides…car tout est centralisé.
Naturellement, il reste pertinent de se faire accompagner par un expert comptable spécialisé dans votre secteur pour identifier les leviers de croissance et les postes de dépense pouvant être optimisés via l’adoption d’une carte corporate.