Le confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19 a considérablement accéléré la mise en place du télétravail dans les entreprises. Lorsque les salariés travaillent à leur domicile, les employeurs sont-ils tenus de leur rembourser des frais de télétravail ? Quels sont les frais professionnels de télétravail devant être payés par les entreprises ? Les explications de Naolink, votre comptable en ligne.
Frais de télétravail payés par l’employeur : quelles sont les règles ?
En principe, l’employeur est tenu de prendre en charge l’ensemble des coûts supplémentaires engendrés par le travail à domicile : achats de fournitures (papiers, cartouches d’encre d’imprimante), frais de chauffage ou d’électricité, abonnement internet ou téléphone, achat du matériel informatique si celui-ci n’est pas fourni par l’entreprise. À l’origine, l’entreprise était dans l’obligation de régler l’intégralité des frais découlant de l’activité professionnelle exercée à domicile. Jugeant sans doute sa mise en œuvre trop compliquée financièrement et juridiquement, de nombreuses entreprises renonçaient à le mettre en place. L’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 du Code du travail est venu assouplir les obligations de l’employeur en la matière, notamment au niveau de la prise en charge du coût des matériels, logiciels, communications et outils.
Un guide du télétravail suite au confinement
En 2020, beaucoup de Français ont expérimenté la pratique du télétravail mis en place en raison du confinement pour lutter contre la propagation de l’épidémie du Covid-19 en début d’année. À la suite de ce télétravail contraint par le contexte sanitaire, le ministère du Travail a publié un guide du télétravail dans l’optique de clarifier les usages.
Il est précisé : « L’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit. Les droits habituels en matière de restauration sont maintenus (tickets restaurant, primes de repas…). ». En revanche, le salarié n’est pas contraint d’utiliser son ordinateur personnel si le télétravail est imposé. L’employeur doit lui fournir le matériel informatique nécessaire.
Comment opérer le remboursement des frais professionnels de travail ?
Avant la crise sanitaire comme en post-covid, les entreprises ont deux possibilités pour effectuer le remboursement des frais professionnels du télétravail :
- Soit le remboursement des frais réels sur présentation du justificatif d’achat (factures d’achat de fournitures par exemple…)
- Soit via le versement d’une allocation forfaitaire couvrant les frais de télétravail
Si l’employeur opte pour l’allocation mensuelle, le montant de celle-ci est défini par l’Ursaff et modulé en fonction des jours de télétravail effectués par le salarié. L’allocation globale pour du télétravail régulier s’élève à 10 euros par mois pour 1 jour par semaine, 20 euros par mois pour 2 jours par semaine et 30 euros pour 3 jours. Cette allocation est exonérée de cotisations dans la limite de ces sommes.
Indemnité d’occupation : dans quels cas est-elle due ?
L’indemnité d’occupation vise à couvrir les frais découlant de l’utilisation du domicile à des fins professionnelles. Celle-ci n’est due par l’employeur au télétravailleur, uniquement si l’entreprise ne lui propose pas de bureau disposant des équipements nécessaires. Si le télétravail se fait sur la base du volontariat, le télétravailleur ne peut prétendre percevoir des frais d’occupation.
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