Pour augmenter sa productivité, le consultant peut utiliser des outils qui vont l’aider dans son travail. Ils permettent d’accomplir les tâches de la journée plus rapidement et surtout avec davantage d’efficacité.
De nombreuses applications pour gagner en productivité
Aujourd’hui à l’heure d’internet, il existe de nombreuses applications qui permettent de gagner en performances. Que ce soit pour :
– Prendre des notes,
– Gérer un agenda,
– Stocker et partager des fichiers en toute sécurité, etc.
De nombreuses applications facilitent le travail des consultants et leurs permettent de gagner du temps.
Outils et astuces pour centraliser ses notes
Le consultant indépendant, en employant Evernote pourra centraliser toutes les notes quel que soit l’OS, le format (web, textes, photos, etc.) ou le terminal utilisé.
En utilisant des captures d’écran de lectures, le consultant indépendant pourra y mettre des annotations sur un paragraphe qu’il souhaite mémoriser.
Depuis le lieu où il travaille, le consultant indépendant peut gérer des projets et atteindre des performances en ce qui concerne sa productivité.
Gérer ses projets en ligne
L’outil de gestion de projets en ligne qu’est Trello peut le permettre.
C’est une application gratuite, lancée en 2011. Son utilisation est simple et intuitive. Cet outil s’articule autour d’un tableau digital de gestion de projets permettant de répartir les tâches, sous forme de cartes au sein de colonnes se déclinant par exemple “À faire”, “En cours” et “Fait”. Il est possible d’ajouter autant de colonnes que de projets.
Plusieurs acteurs / actrices sur le projet peuvent consulter simultanément la plateforme et voir si des tâches lui sont affectées.
Ne plus s’y perdre dans ses mots de passe
Pour consulter certains sites, il est demandé un mot de passe et comme ils sont de plus en plus nombreux, il n’est pas toujours facile de les mémoriser.
Surtout que pour protéger vos informations, il est nécessaire de choisir et d’utiliser des mots de passe « robustes », c’est-à-dire un mot de passe qui soit difficile à retrouver par une tierce personne.
Voici quelques bonnes pratiques de l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) pour bien choisir son mot de passe :
– Votre mot de passe doit comprendre 12 caractères de types différents (majuscules, chiffres, caractères spéciaux).
– Choisissez un mot de passe qui n’a pas de lien avec vous.
– Renouvelez vos mots de passe à une fréquence raisonnable.
Dashlane est un outil très utile puisqu’il réunit l’ensemble des mots de passe en une application. C’est un des acteurs les plus populaires dans le petit monde des gestionnaires de mots de passe. L’outil les enregistre en toute sécurité.
Pour l’ouverture d’un compte, il suffit de saisir votre adresse email et un mot de passe principal. L’ouverture du compte ne demande rien de plus. Il peut être utilisé sur tous les appareils et est compatible avec les principaux systèmes d’exploitation pour offrir une navigation plus rapide et plus sécurisée.
Gérer son agenda
Pour planifier son agenda, le consultant indépendant peut utiliser Google Agenda. Celui-ci permet de noter les missions de la journée tant au niveau de sa vie professionnelle que personnelle.
Pour transmettre des documents, des photos alors que le consultant indépendant ne possède pas de scan, il peut utiliser l’application Camscanner. L’application transforme en PDF, la photo du document pour pouvoir l’enregistrer ou l’envoyer par mail.
Communiquer ou partager ses infos
Pour communiquer ou partager des infos avec ses clients, l’application Slack le permet puisque c’est un outil de tchat. Il est donc tout à fait possible de discuter, de partager des idées, des commentaires instantanément.
Faire de la veille
Le consultant indépendant a besoin d’un outil de veille pour l’aider à être à la pointe de l’actualité concernant son domaine mais aussi celui de ses clients, Feedly peut l’y aider.
Le professionnel indépendant a très souvent besoin d’une application qui gère ses appels. RingOver est un outil qui dispose de nombreuses fonctionnalités : messages de bienvenue personnalisés, transferts d’appels, retranscription de messages par mail, etc.
Optimiser son temps de travail
Souvent, il est difficile de calculer le nombre d’heures passées pour effectuer un travail. Toggl Track est un logiciel de suivi du temps. Il permet d’optimiser son temps de travail et d’avoir par ailleurs une vue objective de celui-ci sur une tâche. Cet outil permet donc d’identifier les projets qui prennent le plus de temps ou encore les tâches chronophages, soit par une minuterie interactive soit par une entrée manuelle de la donnée.
Pour conclure, il faut admettre que la liste n’est pas exhaustive. En effet l’univers des applications sur le net évolue régulièrement et surtout rapidement.
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