La période estivale commence à pointer le bout de son nez et les collaborateurs de votre entreprise vont progressivement partir en congés. Vous vous demandez comment faire pour gérer les appels, les mails et les dossiers qui continuent à affluer, même en été ? Naolink, cabinet d’expertise comptable en ligne, vous aide à anticiper les périodes d’absences pour vivre sereinement l’été en entreprise.
Anticiper les absences en déléguant les tâches à l’avance
Même pendant l’été, vos dossiers doivent continuer à avancer. Définissez donc à l’avance votre to-do list des choses à faire impérativement avant de partir. En parallèle, établissez une liste des tâches que vous ne pouvez pas anticiper et désignez la personne en charge de les réaliser. Prenez le temps d’expliquer à cet interlocuteur les missions exactes à effectuer en votre absence, leurs deadlines et les éléments importants à savoir pour mener à bien le ou les projets. N’oubliez pas de communiquer l’identité de votre relais à vos collègues pour qu’ils sachent à qui s’adresser pendant vos vacances. Vous apprécierez de ne pas devoir répondre aux e-mails à ce sujet entre deux baignades.
Faire un planning des congés
Afin d’avoir une vision claire des absences dues aux congés d’été, il est nécessaire que chaque équipe réalise un planning comprenant les périodes exactes des absences de chacun. Vous pouvez également diffuser ce calendrier à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, cela permettra à la standardiste de ne pas vous appeler en vain pour vous passer ce client qui cherche absolument à vous joindre ou à vos collaborateurs de pester car, malgré leurs relances, vous ne répondez pas à leurs e-mails. Vous pouvez également préparer un e-mail type en réponse automatique mentionnant votre période exacte d’absence et la personne à contacter en cas d’urgence afin d’informer vos interlocuteurs externes que vous n’êtes pas disponible.
Organiser votre bureau
Appréhender sereinement sa rentrée, ça se prépare avant même de partir en vacances ! Pour profiter à 100% de vos congés, il est nécessaire de partir l’esprit léger et d’anticiper votre retour au bureau. Quelques jours avant de vous absenter, réalisez un grand tri de vos papiers, classez vos documents et archivez les dossiers achevés. Cela vous permettra non seulement de rentrer l’esprit serein mais également à vos collègues de trouver les informations nécessaires en votre absence. De plus, vous pouvez d’ores et déjà fixer une réunion pour votre retour afin de faire le point sur les dossiers réalisés en votre absence et de planifier les tâches à venir.
Vous voilà désormais prêt à partir en vacances grâce à ces quelques astuces simples. Même pendant l’été, l’expert comptable en ligne Naolink vous accompagne dans le lancement ou le développement de votre entreprise. N’hésitez pas à réaliser gratuitement votre devis en ligne.