Dirigeant ou salarié, chacun a expérimenté au cours de sa carrière les dispositifs de remboursement de frais professionnels : souvent chronophages, rarement simples. Le remboursement d’une seule nuit d’hôtel constitue rarement un problème. En revanche, le classement, l’enregistrement, le scan des multiples justificatifs de frais se révèle être une tâche souvent repoussée ! En dehors des salariés de nos clients entrepreneurs, certains dirigeants ont pour leur part énormément de frais à se faire rembourser pour eux-mêmes (sans avoir forcément de salariés d’ailleurs). Par exemple, les consultants et les prestataires de services.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais consiste à établir un justificatif visant à se faire rembourser un frais occasionné par son activité professionnelle et qu’on a personnellement réglé.
- Au réel (note de restaurant, nuitée d’hôtel, etc…)
- Au forfait (frais de télétravail par exemple)
- En déduction fiscale sur sa déclaration d’impôt sur le revenu
Nous nous intéressons dans cet article au remboursement au réel des notes de frais.
Notes de frais : pourquoi est-ce chronophage ?
Tout d’abord, rappelons le principe. Pour se faire rembourser d’une note de frais, celle-ci doit répondre à plusieurs exigences. Dans le cas contraire, un contrôle fiscal pourrait conclure que certaines notes de frais n’en sont justement pas avec les conséquences fâcheuses que l’on peut imaginer (amendes, etc…).
Ainsi, la note de frais implique notamment :
- Que la facture (ou ticket de caisse) soit conservée et qu’une copie soit transmise au service comptable ou à l’expert comptable
- Qu’un fichier recensant les frais soit rempli avec des informations requises par type de frais
- Qu’une écriture comptable soit générée
L’enregistrement de dizaines de justificatifs va donc générer du classement, du scan, de l’envoi postal, de l’envoi d’email, de la validation, et donc du temps…
Prenons un exemple parlant au plus grand nombre : vous avez déjeuné au restaurant avec un client et vous souhaitez vous faire rembourser de cette dépense. Bien souvent, à la fin du mois, lorsque vous êtes au bureau, vous reprenez et classez chronologiquement vos factures/tickets, saisissez les informations propres à chaque dépense (dont cette note de restaurant) dans une grille Excel (au mieux dans un logiciel informatique). Vous agrafez en général les justificatifs dans l’ordre sur des feuilles, et joignez une copie de ces éléments tout en conservant les originaux. Toutes les notes de frais doivent comprendre le nom du collaborateur/dirigeant, la date, le montant HT, la TVA, le montant TTC et le motif. Pour un repas avec un client, le motif précisera justement qu’il s’agit d’une invitation client (et non d’un repas lié à une mission par exemple). ). Il sera également nécessaire de préciser le nom des personnes concernées (potentiellement demandé justement en cas de contrôle fiscal). Un second exemple : les frais kilométriques. Nous aurions d’autres exigences en termes de renseignements à saisir (lieu de la mission, motif du déplacement, nombre de kilomètres parcourus, puissance fiscale du véhicule…).
GESTION DES FRAIS VIA NAOLINK
Comme nous l’expliquions en introduction, nos clients consultants et prestataires de services (même s’ils n’ont pas de salariés eux-mêmes) ont par nature cette problématique des notes de frais. Chez Naolink, nous nous sommes penchés sur ce sujet pour offrir la solution la plus simple, intuitive et permettant des gains de temps substantiels. Dans le cadre de l’espace client livré à nos clients, nous fournissons notamment une application smartphone (disponible sous IPhone et Android). Reprenons notre exemple de l’invitation client au restaurant. Cette fois-ci, inutile d’attendre de revenir au bureau et de remettre la tâche à plus tard en subissant l’amoncellement des justificatifs. Il vous suffit d’ouvrir l’application Naolink, de choisir la fonction « Notes de Fais », de choisir « Repas », de renseigner les informations demandées et d’y joindre la photo du justificatif. Naolink reçoit cela et passe l’écriture comptable. Vous traitez donc vos frais directement, de manière rapide et intuitive.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter via notre site web.
Actualité rédigée par Mariella SIATOTHRO, Consultante Naolink