Gérer une entreprise nécessite beaucoup de temps, notamment au niveau de la gestion administrative. Bon nombre de dirigeants se concentrent souvent sur leur cœur de métier et peuvent manquer de temps dans le suivi de la gestion administrative, notamment la facturation de leurs ventes et/ou prestations. La facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre des échanges avec ses clients et fait l’objet d’une réglementation légale à observer tant sur la forme que sur le fond. Force est de constater cependant que certains dirigeants n’appliquent pas cette réglementation faute de disposer d’outils adéquats.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document de nature comptable et commerciale qui détaille les prestations ou les marchandises vendues. Elle est établie pour constater les conditions d’achats et ventes de produits, de marchandises, ou de services rendus. En principe, elle est établie pour les ventes lors de l’acceptation de la commande ou lors de la livraison si elle intervient plus tard, et à l’achèvement de la prestation pour les prestations de services. Elle peut se présenter sous la forme d’un document papier ou sous le format électronique et doit être établie en deux exemplaires : un exemplaire remis au client et un autre conservé par le fournisseur.
La facturation est-elle obligatoire ?
La facturation est obligatoire pour :
- Les prestations de services ou de vente de marchandises entre professionnels;
- Les ventes à distance, à savoir les échanges intracommunautaires pour lesquels l’acquéreur est un particulier;
- Les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est passible d’une amende pénale de 75000 euros, celle-ci peut être portée jusqu’à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et d’un redressement fiscal (de 50% du montant de la transaction).
Règles à respecter lors de la facturation
Les factures établies par toute entreprise dans le cadre de son activité doivent être en français et comporter les mentions obligatoires suivantes :
- L’identité du professionnel et du client ;
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA ;
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- La date de la vente ou de la prestation de services ;
- La quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;
- Les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération ;
- Le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents) ;
- Le montant total de la TVA ;
- Le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
- Les conditions de règlement ;
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
- Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.
Par ailleurs, les factures émises doivent comporter un numéro qui ne doit pas être défini au hasard. Ce numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique sans rupture. Cela implique qu’il n’est pas possible d’émettre une facture à posteriori et deux factures ne peuvent avoir le même numéro.
La gestion de la facturation chez Naolink
Naolink accompagne ses clients en mettant à leur disposition des outils de facturation leur permettant de générer des factures respectant les règles en vigueur, de sécuriser leurs informations, de conserver et archiver leurs données et également de suivre les encaissements de leurs clients. En outre, la chronologie des factures est respectée et une fois leur dossier paramétré sur l’outil, les informations exigées par l’administration fiscale s’incrémentent automatiquement à chaque facturation d’un client. Cela permet ainsi aux dirigeants de se concentrer sur leur cœur de métier, et de bénéficier d’un réel gain de temps tout en répondant aux exigences de l’administration fiscale.
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Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208